Solusi Pengelolaan Arsip yang Efisien, Terstruktur, dan Terjangkau
Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang, pengelolaan arsip yang efektif dan efisien adalah hal yang sangat penting. Arsip fisik yang tidak terorganisir dapat menyebabkan pemborosan waktu, ruang penyimpanan, dan bahkan risiko kehilangan dokumen penting. PT. Horizon Reflect Indonesia menawarkan layanan Digitalisasi Arsip yang dapat mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang mudah diakses, aman, dan terorganisir dengan baik. Berikut adalah proses digitalisasi arsip yang kami lakukan untuk memastikan solusi terbaik bagi perusahaan Anda:
1. Pemberkasan (Sorting dan Penandaan Dokumen)

Tahap pertama dalam proses digitalisasi adalah pemberkasan atau proses sorting dokumen yang akan diproses. Pada tahap ini, dokumen yang diterima akan disortir, dikategorikan, dan dipersiapkan untuk dipindai.
- Penyortiran Berdasarkan Kategori: Dokumen disortir berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh pelanggan, seperti jenis dokumen, tahun pembuatan, atau topik tertentu. Kami dapat bekerja sama dengan Anda untuk menetapkan kategori sesuai kebutuhan, memastikan bahwa setiap dokumen ditempatkan dalam kategori yang tepat.
- Pemberian Kode Unik: Setiap dokumen akan diberi kode unik yang akan memudahkan pengelolaan dan identifikasi dokumen di kemudian hari. Kode unik ini berfungsi untuk menandai dan menghubungkan dokumen fisik dengan data metadata yang relevan.
- Persiapan Dokumen: Kami akan menyiapkan dokumen untuk pemindaian. Ini termasuk menghapus staples, klip, atau pengikat lainnya dan merapikan dokumen yang terlipat atau rusak untuk memastikan hasil pemindaian yang optimal.
2. Data Entry (Entri Data dan Pencatatan Metadata)

Setelah pemberkasan, tahap berikutnya adalah data entry, yaitu pencatatan informasi terkait dokumen untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan.
- Pencatatan Lokasi Penyimpanan Fisik: Setiap dokumen akan dicatat dengan informasi lokasi penyimpanan fisik, seperti gedung, lantai, dan ruangan tempat dokumen disimpan. Hal ini memudahkan akses fisik ke dokumen jika diperlukan di masa mendatang.
- Pencatatan Informasi Dokumen: Data yang dicatat akan mencakup informasi yang sangat penting untuk pengelolaan arsip, seperti:
- Tanggal Pembuatan: Tanggal atau periode dokumen tersebut dibuat.
- Divisi atau Departemen: Identifikasi departemen atau divisi yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut.
- Perihal dan Ringkasan Isi: Deskripsi singkat mengenai isi dokumen atau perihalnya.
- Judul: Judul utama atau nama dokumen.
- Pengirim dan Penerima: Informasi mengenai pihak yang mengirim dan menerima dokumen, jika relevan.
- Jenis Dokumen: Jenis dokumen, apakah itu surat, laporan, kontrak, atau lainnya.
- Pembuatan Entri Data: Data entry ini akan dilengkapi dengan kode unik yang terhubung ke dokumen fisik, yang akan memastikan pencarian dokumen lebih mudah dan terorganisir.
3. Proses Scanning (Pemindaian Dokumen Fisik)

Setelah dokumen disortir dan entri data selesai, tahap selanjutnya adalah pemindaian dokumen untuk menghasilkan versi digital.
- Pemindaian Dokumen: Kami menggunakan pemindai berkualitas tinggi yang dapat menangani berbagai jenis dokumen, dari kertas ukuran standar hingga dokumen besar atau yang terlipat. Kami juga menggunakan teknologi pemindaian dengan resolusi tinggi untuk memastikan kualitas gambar yang tajam dan jelas.
- Pengolahan Hasil Pemindaian: Setelah dokumen dipindai, proses pengolahan gambar dilakukan untuk memastikan bahwa hasilnya bebas dari gangguan atau ketidaksempurnaan, seperti bayangan atau kelebihan kontras. Kami juga memastikan dokumen tetap mudah dibaca meskipun ada perubahan warna atau kondisi fisik dokumen yang kurang ideal.
- Konversi ke Format Digital: Hasil pemindaian akan dikonversi ke dalam format digital yang paling sesuai, seperti PDF, TIFF, atau format lainnya sesuai dengan permintaan pelanggan. Setiap dokumen akan dipersiapkan untuk langkah selanjutnya dalam proses pengelolaan arsip digital.
4. Proses Metadata (Penggabungan Data dan Pemrosesan Metadata)
Pada tahap ini, dokumen yang telah dipindai akan dipadukan dengan data entry yang sudah dicatat sebelumnya.
- Penyisipan Metadata: Metadata, yang mencakup kode unik, informasi lokasi penyimpanan, dan detail terkait dokumen, akan disisipkan ke dalam dokumen digital. Metadata ini menjadi kunci untuk pencarian dan pengelolaan dokumen di sistem digital.
- Pembentukan Sistem Pencarian: Dengan adanya metadata yang terstruktur dengan baik, sistem pencarian akan sangat efektif dan memungkinkan pengguna untuk mencari dokumen dengan menggunakan kata kunci seperti nama dokumen, tanggal, jenis dokumen, dan lainnya. Pencarian ini akan sangat cepat, memungkinkan akses yang efisien terhadap informasi yang diperlukan.
5. Proses Labeling (Pemberian Label QR Code pada Dokumen Digital)

Setiap dokumen yang telah dipindai akan diberi label berupa kode unik dalam bentuk QR code untuk memudahkan akses dan identifikasi.
- Pembuatan QR Code: Kami mencetak QR code yang berisi kode unik yang mewakili dokumen tersebut. QR code ini akan ditempelkan pada setiap dokumen (baik dalam format fisik atau digital).
- Pemindaian QR Code: Ketika QR code dipindai, sistem akan mengarahkan pengguna ke halaman website internal yang berisi informasi lebih lanjut tentang dokumen, termasuk metadata dan link untuk mengakses dokumen digital secara langsung.
- Kemudahan Akses: QR code memungkinkan pengelolaan dokumen yang lebih modern dan memudahkan akses cepat ke dokumen yang diinginkan dengan hanya memindai kode menggunakan perangkat mobile.
6. Proses Penyimpanan Kembali (Pengorganisasian Kembali Arsip Fisik dan Digital)

Setelah semua tahap pemindaian dan labeling selesai, dokumen fisik akan disusun kembali dengan rapi di lokasi penyimpanan yang sesuai.
- Pengembalian Dokumen Fisik ke Lokasi Penyimpanan: Dokumen fisik yang sudah diberi kode unik akan disusun kembali di tempat yang telah disiapkan sesuai dengan sistem pengelolaan arsip yang efisien. Lokasi penyimpanan akan terorganisir berdasarkan kode unik dan kategori dokumen.
- Pengelolaan Arsip Digital: Dokumen digital akan disimpan dalam sistem yang aman dan terstruktur, dengan akses yang mudah dan sistem pencarian yang cepat. Kami juga menyediakan sistem cloud atau server internal untuk memastikan bahwa dokumen digital dapat diakses dengan aman kapan saja dan di mana saja.
Why Choose Us?
Kami menawarkan solusi digitalisasi arsip dengan harga yang transparan dan terjangkau, memastikan Anda hanya membayar untuk layanan yang Anda butuhkan tanpa biaya tersembunyi. Kami menyediakan paket yang fleksibel untuk berbagai skala perusahaan.
Kami menjaga kerahasiaan data Anda dengan sangat serius. Setiap informasi dan dokumen yang Anda percayakan kepada kami dilindungi oleh NDA (Non-Disclosure Agreement), yang memastikan bahwa data Anda hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Tim kami terdiri dari profesional yang berpengalaman dalam digitalisasi arsip dan pengelolaan dokumen. Kami menjamin bahwa setiap proses akan dilakukan dengan ketelitian dan kualitas tinggi, memastikan hasil yang optimal dan memuaskan.
Layanan purna jual kami mencakup dukungan teknis untuk membantu Anda mengelola dokumen digital dengan mudah. Kami memberikan pelatihan penggunaan sistem pengelolaan arsip dan dukungan untuk pemeliharaan dan pemecahan masalah yang mungkin timbul.
Kami menggunakan prosedur yang telah terbukti efisien, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengelola arsip dan memastikan bahwa setiap dokumen digital diatur dengan rapi dan mudah diakses. Dengan demikian, Anda akan menghemat waktu, ruang, dan sumber daya perusahaan.